Voici pourquoi vous devriez utiliser deux applications de gestion de tâches pour gérer vos vies personnelles et professionnelles

Photo prise par Tinh Khuong et disponible sur Unsplash.

D'après des renseignements non scientifiques que j'ai recueillis lors de discussions en face à face et sur des forums en ligne, il semble que la plupart des gens préfèrent utiliser une seule application de gestion de tâches (Toodledo, Marvin, Todoist, Trello, Any.do, etc.) pour gérer leur vie personnelle et professionnelle. Bien qu'il y ait certainement des avantages à tout garder dans une seule application, je préfère séparer la gestion de mes tâches personnelles et professionnelles au travers deux applications différentes: une application de gestion de tâches pour la vie personnelle et une autre application différente pour la vie professionnelle. L’objectif de ce billet est ainsi de vous donner des arguments convaincants en faveur de cette préférence.

Commençons par les avantages et les inconvénients de l’utilisation d’applications séparées pour vos tâches personnelles et professionnelles:

Avantages

• Vous aurez un meilleur équilibre travail-vie personnelle. Bien que le progrès technologique continue de créer des opportunités bénéfiques pour plusieurs d’entre nous, telle que les programmes de télétravail, la distinction de plus en plus floue entre nos vies personnelles et professionnelles a créé une attente d'accessibilité constante. Vous devez peut-être demeurer en sur appel après la fin de votre quart de travail, mais votre employeur vous indemnise pour cette disponibilité accrue. Cependant, vous n'êtes probablement pas rémunéré pour le temps et l'énergie consacrés à réfléchir à vos tâches de travail lorsque vous n'êtes pas au bureau. Le problème existe également à contresens: votre employeur s'attend à ce que vous offriez 100% de vos aptitudes lorsque vous êtes au travail, alors vous ne devriez donc pas vous laisser distraire par votre liste de tâches personnelles. Si vous êtes travailleur indépendant, la nécessité de compartimenter les différents domaines de votre vie est encore plus importante, car vous êtes la seule personne capable de mettre en place des mesures pour parvenir à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

• Vous vous sentirez moins accablé et stressé. Il est malsain de penser régulièrement au travail à la maison et vice versa. L’omniprésence d’une liste combinée de toutes les tâches que vous devez accomplir, tant dans votre vie personnelle que professionnelle, peut être assez pénible et peut facilement générer du stress. Tout effort pour séparer les deux sphères principales de votre vie peut donc aider à réduire ces états émotionnels négatifs. Cette approche n’éliminera pas entièrement ces émotions, mais contribuera à les limiter à chaque sphère de votre vie, en vous donnant un répit à différents moments de la journée.

• Vous aurez une meilleure concentration et une meilleure productivité dans les deux domaines de votre vie. Les réflexions sur les projets, les délais et les tâches relatives à une sphère peuvent s’infiltrer dans l’autre sphère et réduire votre efficacité globale. Un problème courant pour ceux et celles qui font régulièrement face à une liste de tâches accablante consiste à stresser à propos d’une ou plusieurs tâches à des moments où nous ne pouvons rien y faire. Un autre phénomène courant pour les personnes qui font face à une liste de tâches accablante est de résister à l’ajout de nouvelles tâches en raison de leur désir de s’acquitter des tâches déjà présentes dans leur liste. Cela peut être extrêmement contre-productif pour leurs objectifs et leur santé à long terme: leur décision de ne pas ajouter de tâche récurrente pour se rappeler de passer la soie dentaire pourrait être assez coûteuse pour leur santé physique à long terme. De même, une liste de tâches personnelle / professionnelle combinée peut également rendre les gens réticents à accepter un nouveau projet ou une nouvelle tâche au travail en raison de leur perception d’être déjà trop occupé avec, par exemple, toutes les tâches du ménage du printemps qui s’affichent sur leur application de productivité.

• Vous pourrez augmenter votre productivité au travail tout en évitant que votre application de production s’immisce dans votre vie privée. Disposer d'une application dédiée pour gérer vos tâches professionnelles vous permet d'accorder des autorisations de lecture ou de modification à votre patron ou à vos collègues sans avoir à vous soucier de leur accès à des informations confidentielles pouvant être trouvées dans vos tâches personnelles. De même, il peut être avantageux pour les couples ou les familles de se donner mutuellement des autorisations de lecture ou de modification pour leurs applications de productivité, mais certains employeurs voient d’un mauvais œil les employés qui permettent aux membres de leur famille de voir des informations confidentielles liées au travail, telles que les noms de clients ou des informations liés à des projets non révélés au public.

• Cette approche aide à promouvoir différents modes de pensée. Cette approche aide à promouvoir des schémas de pensée plus clairs pour votre vie personnelle et professionnelle. Les applications de productivité ont tendance à influencer notre façon de penser nos vies dans un sens très large. L’utilisation d’applications différentes, selon le contexte, permet d’entraîner notre cerveau à basculer entre les modes « travail » et « personnel ». Cette habileté de « basculer » d’une mode à l’autre peut donc être bénéfique pour les deux grands domaines de nos vies. Un jeune parent occupant un poste junior au travail est un bon exemple: pour des matières personnelles, il doit régulièrement prendre des décisions exécutives pour l’ensemble de son unité familiale, tandis que son poste au travail l’appelle à se concentrer sur l'exécution de ses tâches et seulement qu’occasionnellement fournir des suggestions à son patron au sujet des décisions qui encadre son travail. Une distinction floue entre les différentes façons dont ce jeune pense à ses deux mondes pourrait l’amener, par exemple, à dépasser les limites de l’entreprise et d’agir de manière insubordonnée. Dans sa vie personnelle, il pourrait aussi, par exemple, avoir des difficultés à coopérer avec son partenaire pour prendre des décisions ou avoir des difficultés quant à discipliner convenablement son enfant en raison de son hésitation à se comporter avec autorité, chose qu’il a appris à éviter au travail.  

• Vous aurez l’opportunité d'utiliser des applications de productivité plus spécialisées. Certaines applications sont tout simplement meilleures pour les tâches personnelles alors que d'autres conviennent mieux au milieu professionnel. De nos jours, de nombreuses applications de gestion des tâches sont disponibles en version « commerciale ». Ces versions ajoutent généralement des fonctionnalités de communication d'équipe, une gestion de projet améliorée et des paramètres d’administrateur (quelques exemples : Todoist Business, Trello Business Class et Wunderlist for Business). Tenter de trouver une application convenable aux deux grandes sphères de nos vies nous prive des fonctionnalités spécialisées des applications de gestion des tâches spécialisées à l’un ou l’autre de ces mondes. Adapter une application pour la faire fonctionner dans les deux domaines peut également nous amener à faire des compromis sur certaines fonctionnalités et à réduire ainsi notre efficacité globale dans l'un ou les deux domaines de notre vie.

• Vous pourrez éviter les problèmes communs liés à l'utilisation de multiples profils dans une application. L’utilisation de deux applications différentes vous aidera à éviter la saisie accidentelle de tâches dans le mauvais profil. Ces types d’accidents peuvent être à l’origine d’une grande variété de problèmes, allant des occasions manquées de faire avancer les tâches pendant les périodes libres au travail, jusqu'aux manquements de l'exécution de tâches personnelles importantes, tels que le fait de soumettre sa déclaration fiscale à temps.

Inconvénients

• Nécessite plus de temps et de dévouement pour la gestion de l’ensemble de vos tâches. Cette approche nécessite que vous appreniez à utiliser et à rester à jour sur deux d'applications, ce qui peut prendre beaucoup de temps et être frustrant si vous préfériez passer moins de temps dans vos applications de gestion de tâches.

• Ce n’est pas nécessairement donné. Pour profiter au maximum cette approche, vous devrez peut-être payer un abonnement pour une, voire deux applications.

Comment tirer le maximum de cette approche

Devant les bénéfices et les inconvénients que nous avons abordés ci-haut, certaines personnes décident simplement de créer deux profils dans leur application de gestion des tâches préférée (un profil pour leur vie privée et un autre pour le travail). Il existe également certaines applications de gestion des tâches qui contrôlent la manière dont les tâches sont affichées en fonction du contexte (par exemple, la date et l'heure ou en fonction de sa position géographique). Malgré ces solutions de rechange, pour l’instant, les avantages de l’utilisation de deux applications de gestion de tâches dédiées me paraissent trop importants pour que les deux sphères de ma vie soient intégrées dans une seule application. J'ai constaté qu'en appliquant les recommandations ci-dessous à cette approche, je peux atteindre une efficacité globale encore plus grande et obtenir les mêmes avantages obtenus en utilisant les solutions de rechange que nous venons de discuter. Voici mes recommandations :

• Assurez-vous que vous pouvez accéder à vos applications à partir du travail et de la maison. Ceci vous donne la possibilité d’occasionnellement consulter ou travailler sur chacune de vos listes de tâches, peu importe si vous êtes au boulot ou à la maison. Je trouve que le meilleur moyen de garantir la disponibilité des deux applications tout en évitant les risques de contamination d’une sphère dans l’autre est d'augmenter la friction lorsque l’on tente d’ouvrir la "mauvaise" application (c'est-à-dire, rendre plus difficile l’accès à votre application de gestion de tâches professionnelle pendant que vous êtes à la maison et vice versa) et de réduire la friction lorsqu’on tente d’accéder à la «bonne» application (application professionnelle pendant qu’on est au travail, application personnelle lorsqu’on n’est pas au  travail). Les fonctionnalités de connexion automatique (« auto sign-in ») de vos différents appareils peuvent aider à renforcer les frontières entre vos vies professionnelle et personnelle, tout en garantissant que, si nécessaire, vous pouvez gérer des situations urgentes ou des problèmes importants dans les deux sphères de votre vie. Par exemple, je peux accéder à mon application professionnelle de gestion des tâches à partir de mon ordinateur personnel, mais, sur cet appareil, la connexion automatique est désactivée sur le client Web pour cette application, ce qui génère de la friction et m'aide à éviter d’ouvrir l’application à moins qu’il soit vraiment important de le faire. Avant d’avoir ajuster ce paramètre de connexion automatique, je me retrouvais fréquemment instinctivement en train de me connecter à mon application de gestion de tâches professionnelle pendant les soirées et les week-ends.

• Assurez-vous que vos deux applications soient accessibles depuis votre appareil mobile et le Web. Vous n'aurez pas toujours accès à tous vos appareils (parfois délibérément, si vous essayez de réduire les distractions) et vous n'avez peut-être pas toujours accès à Internet (la plupart des applications de gestion de tâches synchronisent avec votre compte lorsque votre appareil regagne l’accès au Web).

• Essayez de passer à votre employeur la facture pour les frais d’abonnements pour votre application de gestion de tâches professionnelles. Les logiciels et les applications liés au travail sont des dépenses d’entreprise. Les coûts d'abonnement des applications de gestion des tâches sont presque toujours contrebalancés par les avantages qu'elles procurent en termes d'augmentation de la productivité. Pour ceux qui souhaitent faire payer leur employeur pour leur abonnement à une application de gestion de tâches professionnelle, je leur suggère de rassembler des données avant / après sur la productivité accrue fournie grâce à leur utilisation de la version gratuite ou d'essai de l'application, afin de démontrer qu’il serait raisonnable de croire que l’accès aux fonctionnalités payant de l’application pourrait mener à une productivité encore plus élevée. Les applications de gestion de tâches offrent également des bénéficies subjectifs, tel que la réduction du stress, et ces bénéfices devraient être soulignés lors des votre discussion avec la haute direction ou le département des ressources humaines.

• Sauvegardez régulièrement vos données dans les deux applications. Presque toutes les bonnes applications de gestion des tâches vous permettent d'importer et d'exporter vos données. Il est essentiel de périodiquement faire des sauvegardes des données historiques portant sur vos tâches et vos habitudes, ainsi que des informations sur l'état et le progrès de différents projets. En outre, la sauvegarde régulière de vos données augmente votre capacité à passer d'une application à l'autre sans être à la merci des sociétés de logiciels qui peuvent cesser leurs opérations à tout moment, supprimer les fonctions d'importation / exportation à leur discrétion ou déplacer certaines fonctionnalités de l'application derrière un mur payant (« paywall »).

Enfin, pour ceux qui s’interrogent sur mon choix d’applications, pour l’instant, je gère mes tâches personnelles avec Toodledo, alors que je gère mes responsabilités professionnelles avec Marvin.